Integritetspolicy

Agenturo ("vi", "oss") är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med vår webbplats och våra tjänster. Agenturo är ett svenskt företag med webbplatsen https://agenturo.se.

Organisation number will be added once the company has been formally registered.

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss via kontaktformuläret på vår webbplats. Vi svarar normalt inom två arbetsdagar.

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter beroende på din relation till Agenturo:

Besökare på vår webbplats

• IP-adress och teknisk användningsdata (webbläsare, enhet, refererande sida).
• Cookies och liknande teknik — se vår Cookiepolicy.

Kunder och användare av kundportalen

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, företagsnamn.
• Kontoupppgifter: inloggningsuppgifter, roll och behörigheter.
• Faktureringsuppgifter: företagsnamn, adress, kontaktperson och betalningsmetod.

Personuppgifter som hanteras i AI-samtal

• Inkommande och utgående telefonnummer.
• Röstinspelningar av samtal (där samtycke har getts eller där lag kräver).
• Transkriberingar av samtal (textrepresentation av röstinspelningar).
• AI-genererade sammanfattningar av samtal.
• Information som uppger sig under samtalet (namn, ärenden, bokningar).

Kunskapsbas och uppladdat material

• Dokument och text som kunden laddar upp till AI-kunskapsbasen.
• Frågor och svar som kunden konfigurerar för AI-receptionisten.

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål och med följande rättsliga grunder:

• Tillhandahålla och drifta AI-receptionisttjänsten — avtalsfullgörelse (art. 6.1.b GDPR).
• Kommunicera med kunder och besvara förfrågningar — avtalsfullgörelse och berättigat intresse (art. 6.1.b och 6.1.f GDPR).
• Fullgöra rättsliga och bokföringsmässiga skyldigheter — rättslig förpliktelse (art. 6.1.c GDPR).
• Förbättra och utveckla tjänsten — berättigat intresse (art. 6.1.f GDPR).
• Inspelning och transkribering av samtal — samtycke (art. 6.1.a GDPR).
• Marknadsföring — samtycke (art. 6.1.a GDPR), som kan återkallas när som helst.

Agenturos AI-receptionist svarar på inkommande samtal på uppdrag av våra kunder. Under dessa samtal kan följande behandling ske:

• Samtalet analyseras i realtid av AI-modeller för att förstå och besvara kundens frågor.
• Samtalet kan spelas in och transkriberas om kunden har aktiverat denna funktion och erhållit erforderligt samtycke från den uppringande personen.
• AI-genererade sammanfattningar skapas automatiskt efter samtalet och lagras i kundportalen.
• Transkriberingar och sammanfattningar används för att förbättra AI-receptionistens prestation över tid.

Kunden ansvarar för att informera uppringande personer om att samtal kan spelas in och för att inhämta erforderligt samtycke enligt gällande lag. Se avsnitt 14 om företagskunders ansvar.

Kunder kan ladda upp dokument, frågor och svar samt annan information till AI-kunskapsbasen. Detta material behandlas för att AI-receptionisten ska kunna svara på frågor korrekt.

Kunden ansvarar för att det material som laddas upp inte innehåller personuppgifter som kunden inte har rätt att behandla, och för att nödvändiga samtycken har inhämtats från berörda personer.

Agenturo kan integreras med externa system för att AI-receptionisten ska kunna boka tider och hantera kundinformation:

• Kalenderintegrationer (Google Kalender, Outlook Kalender) — för att visa tillgängliga tider och boka möten.
• CRM-integrationer (HubSpot, Salesforce med flera) — för att skapa och uppdatera kundposter.
• E-postintegrationer (Gmail) — för att skicka bekräftelser och sammanfattningar.

Vid integration med ett externt system överförs och behandlas personuppgifter enligt det aktuella systemets egna villkor och integritetspolicy. Kunden ansvarar för att ha rätt att integrera med aktuellt system och för att berörda personer har informerats.

Vi använder cookies och liknande teknik på vår webbplats. Detaljerad information om vilka cookies vi använder, syftet med dem och hur du hanterar ditt samtycke finns i vår Cookiepolicy.

Vi använder följande kategorier av tredjepartsleverantörer som behandlar personuppgifter på våra vägnar (personuppgiftsbiträden):

• Leverantörer av telefoni- och AI-tjänster för samtalshantering och röstigenkänning.
• Molnleverantörer för lagring och databehandling.
• Betalningsleverantörer (Stripe) för fakturering och kortbetalning.
• E-post- och meddelandetjänster för kommunikation.

Alla personuppgiftsbiträden ingår skriftliga avtal med oss enligt art. 28 GDPR och får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner. En fullständig förteckning över underbiträden tillhandahålls på begäran.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter, inklusive:

• Kryptering av data i transit (TLS) och i vila.
• Åtkomstkontroll och princip om minsta möjliga behörighet.
• Regelbundna säkerhetsgranskningar och uppdateringar.
• Utbildning av personal i dataskydd och informationssäkerhet.
• Incidenthanteringsrutiner för att snabbt upptäcka och åtgärda säkerhetsincidenter.

Vissa av våra tredjepartsleverantörer kan behandla personuppgifter i länder utanför EU/EES. I sådana fall säkerställer vi att överföringen sker med ett adekvat skyddsnivå, exempelvis genom EU:s standardavtalsklausuler eller andra godkända överföringsmekanismer enligt GDPR.

Kunder kan begära en kopia av de skyddsåtgärder som tillämpats genom att kontakta oss via kontaktformuläret på vår webbplats.

Vi lagrar personuppgifter så länge som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen, och därefter enligt gällande lagkrav:

• Röstinspelningar och transkriberingar: upp till 12 månader om inget annat avtalas med kunden.
• AI-genererade sammanfattningar: under avtalstiden och därefter 6 månader.
• Kundkontouppgifter: under avtalstiden och därefter 12 månader.
• Faktureringsmaterial: 7 år enligt bokföringslagen.
• Webbplatsanalysdata: upp till 14 månader.

Du har följande rättigheter avseende dina personuppgifter:

• Tillgång — rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig (art. 15 GDPR).
• Rättelse — rätt att få felaktiga uppgifter korrigerade (art. 16 GDPR).
• Radering — "rätten att bli glömd" under vissa förutsättningar (art. 17 GDPR).
• Begränsning — rätt att begära begränsning av behandling (art. 18 GDPR).
• Dataportabilitet — rätt att få uppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format (art. 20 GDPR).
• Invändning — rätt att invända mot behandling (art. 21 GDPR).
• Återkallande av samtycke — när som helst utan att påverka lagligheten av tidigare behandling (art. 7.3 GDPR).
• Klagomål — rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss via kontaktformuläret på vår webbplats. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar.

Du kan när som helst begära radering av dina personuppgifter genom att kontakta oss via kontaktformuläret på vår webbplats. Vi raderar dina uppgifter utan onödigt dröjsmål, såvida inte lagstadgade krav (exempelvis bokföringslagen) föreskriver fortsatt lagring.

Kunder kan också radera samtalshistorik och transkriberingar direkt i kundportalen.

När ett företag använder Agenturos tjänst är företaget personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med AI-samtal, kunskapsbas och integrationer. Agenturo agerar som personuppgiftsbiträde — se vårt Personuppgiftsbiträdesavtal.

Företagskunden ansvarar för att:

• Informera uppringande personer om att samtal kan spelas in och transkriberas.
• Inhämta erforderligt samtycke för inspelning och behandling av personuppgifter.
• Säkerställa att material som laddas upp till kunskapsbasen inte innehåller obehöriga personuppgifter.
• Uppfylla sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig enligt GDPR.

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Senaste uppdatering anges högst upp på denna sida. Vid betydande ändringar informerar vi kunder via e-post eller genom ett meddelande i kundportalen.

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter, kontakta oss:

• Webbplats: https://agenturo.se

Se även våra Allmänna villkor och Cookiepolicy.